Todo empreedimento, independentemente do seu tamanho, convive e tem que lidar com muitos arquivos. Então, esse artigo terá como principal assunto como geralmente se realiza a gestão de arquivos e como, as novas tecnologias podem otimizar todo esse processo. 

Então, elaboramos uma planilha de como como seria organizado os arquivos de uma empresa em pastas:

Gaveta de arquivo O que colocar lá Gaveta de arquivo O que colocar lá
Registros contábeis e contábeis Informações sobre vendas e despesas, estoques, registros,
declarações de renda , balanços patrimoniais, demonstrações de fluxo de caixa e outras
demonstrações financeiras.
Formulários usados ​​no negócio Formulários padrão que você usa no negócio, como
pedidos de compra , contratos de vendas, cartas de oferta para novos funcionários e
solicitações de emprego.
Registros bancários Extratos bancários, cheques cancelados, reconciliações bancárias,
avisos de e para seu banco, boletos de depósito e quaisquer
avisos e documentosrelacionados a empréstimos .
Registros de propriedade intelectual Pedidos de marcas registradas, registros de direitos autorais, registros e
patentes de patentes, licenças e
acordos deconfidencialidade ou não divulgação .
Contratos Todos os contratos que você celebrou, incluindo:
locação de imóveis , locação de equipamentos, contratos de compra e venda, acordos de venda, acordos de
joint venture, contratos de trabalho e outros
contratos.
Marketing e publicidade Folhetos de marketing, anúncios impressos, banners na Web, texto de anúncios de rádio
e registros de outros materiais de marketing.
Registros corporativos Para corporações: Artigos de Incorporação, estatutos,
atas de acionistas e consentimentos, atas e consentimentos da diretoria,
arquivamentos estaduais , Ação da Incorporadora e emendas aos vários
documentos corporativos.
Para não corporações: osdocumentos podem incluir
contratos de parceria , documentos da LLC, consentimentos dos proprietários e
registros semelhantes .
Licenças Licenças, licenças ou formulários de registro que você precisa para
operar o negócio, sejam eles exigidos pelas leis federais, estaduais ou
locais.
Correspondência Cartas enviadas por correspondência, faxes e e-mails importantes que você
não quer perder e deseja manter em cópia impressa. Isso
inclui a correspondência que você recebe e envia.
Registros de estoque O livro de contabilidade da empresa, no qual você registra todas as ações e
outras transações de valores mobiliários, cópias de certificados de ações,
opções e bônus de subscrição, e cópias de todos os
registros de títulos mobiliários .
Registros de funcionários Solicitações de emprego preenchidas, cartas de oferta de emprego , manual ou políticas do funcionário, contratos de emprego, avaliações de desempenho, registros de presença de funcionários , cartas de demissão defuncionários , W-2s e quaisquer acordos de liquidação com funcionários demitidos. Registros de imposto Esses registros incluem registros trimestrais e anuais de imposto de renda federal e estadual ,arquivamentos W-9 para contratados independentes,
registros que suportam registros de impostos, registros de imposto retido na fonte e outros
assuntos relacionados a impostos.

Com um Banco de gerenciamento de dados -um software- específico em armazenar  arquivos e que facilite a sua gestão pode eliminar todas essas pastas antiquadas.

Continue lendo e entenda os benefícios de gerenciar os seus arquivos com um software de banco de dados.

Software de banco de dados empresariais

Um software que armazena todos os tipos de arquivos importantes da sua empresa e que possibilita um melhor gerenciamento é extremamente necessário.

É indiscutível a importância de ter acesso e controle de todos os arquivos de sua empresa. Seja eles da área do financeiro, seja eles da área do marketing.

Benefícios do Software

Gerenciar os dados de forma eficiente é um dos grande desafios para as empresas atuais. A quantidade de dados que fazem parte do acervo de uma organização só aumentam. Então, essas plataformas de banco de dados emergiram para suprir essa necessidade atual.

Dessa forma, nós analisamos as diferenças e benefícios que um banco de dados e gerenciamento acarreta:

  • Fácil acesso 
  • Segurança de acesso de dados 
  • Segurança de danos
  • Espaço físico de armazenamento reduzido 
  • Possibilidade de arquivamento e recuperação
  • Aumenta a colaboração
  • Benefícios intangíveis (Flexibilidade, competitividade, agilidade, economia de tempo..)   

Softwares de gestão de arquivos e banco de dados

Sistemas adequados de gerenciamento de documentos podem trazer muitos benefícios para você e seu escritório. Assuma a iniciativa e solicite uma demonstração gratuita hoje! Assim podendo ver como uma solução de gerenciamento de documentos personalizada pode ajudá-lo, melhorando os processos de negócios e aumentando a eficiência.

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