Todos podemos concordar que a criação de conteúdo está em ascensão. O conteúdo pode ser qualquer coisa, desde postagens em blogs como o que você está lendo agora, até designs de anúncios de banners, e-books ou white papers. A lista é enorme.

Mas você pode estar se perguntando: o que realmente acontece com todo esse conteúdo? O cenário ideal seria colocá-lo em um sistema de gerenciamento de ativos digitais (DAM) para que você possa manter tudo organizado centralmente e ter total controle sobre seu uso.

Então, como você pode ter certeza de que o sistema DAM está sendo usado nos lugares certos e pelas pessoas certas? Para trazer um pouco de clareza a esse processo, descreveremos as fases pelas quais os ativos criativos passam quando são armazenados em um DAM.

Este post ajudará você a identificar como pode ter o máximo controle sobre o uso de todo o seu conteúdo, seja você um profissional de marketing ou um administrador do sistema.

UPLOAD DE ATIVOS

O ciclo de vida de um ativo em seu portal começa com o upload. Nesse estágio, os usuários podem fazer upload de arquivos no portal e marcá-los (através de tags) com todas as informações relevantes. Por exemplo, se você fizer o upload de um folheto com informações sobre o produto, convém marcá-lo com informações que resumem ele, como: documento, tipo de produto, idioma ou região para uso. Isso ajudará os outros usuários a encontrar o documento, com base nessa categorização.

O processo de upload pode ser diferente dependendo do tipo de usuário. Na maioria dos softwares DAM você terá algo como usuários básicos, moderados, administradores e apenas download. Todos os arquivos enviados por usuários básicos precisam ser aprovados por um administrador, enquanto os usuários moderados poderão fazer o upload diretamente. Usuários administrativos tem o poder total e podem aprovar ou negar absolutamente qualquer coisa. Usuários “apenas download” podem apenas baixar arquivos.

CONTROLE DE QUALIDADE: APROVAR OU NEGAR

Os arquivos que forem enviados por um usuário básico precisam ser avaliados por um administrador. Isso significa que os arquivos precisam ser aprovados ou negados para serem armazenados no portal da marca. Se o conteúdo enviado for apropriado para a empresa, o arquivo poderá ser aprovado, dessa forma dando aos administradores controle total do conteúdo enviado a qualquer momento.

Antes que o arquivo possa ser armazenado no portal da sua marca, as informações anexadas precisam ser revisadas. Nesta etapa, o aprovador verifica todas as opções de filtro que foram aplicadas. Se necessário, correções podem ser feitas e informações podem ser adicionadas, editadas ou removidas.

O benefício de ter um estágio de controle de qualidade é garantir que seu portal não esteja poluído com conteúdo e arquivos que não deveriam estar lá. Isto é especialmente útil no caso de você acidentalmente carregar uma foto de um momento pessoal, por exemplo.

PESQUISE, USE E COMPARTILHE COM BASE NOS DIREITOS DO USUÁRIO

Após a aprovação, os arquivos de criativos podem ser armazenados com segurança no portal da marca. Uma vez lá, é fácil procurar e encontrar ativos usando as informações aplicadas durante o processo de upload. Além disso, neste estágio, a capacidade de pesquisa, a acessibilidade e o uso dependem das permissões de usuários específicos.

Isso significa que os usuários básicos só poderão ver, compartilhar e fazer o download a pedido. Usuários moderados e administradores, por outro lado, têm o direito de editar as informações, recortar imagens e baixá-las imediatamente.

ARQUIVAMENTO: FORA DA VISTA, FORA DA MENTE

O que acontece quando um arquivo está desatualizado? Ou quando os materiais de campanha não devem mais ser usados? E as imagens que você comprou que só podem ser usadas para uma campanha específica ou durante um período de tempo exclusivo? E se a sua equipe de projeto atualizar o modelo e os documentos corporativos?

Você provavelmente pode pensar em todos os cenários quando precisar parar de usar arquivos específicos. Mas, na maioria das vezes, esses ativos geralmente ficam em circulação.

Para evitar esses cenários e garantir que todos os seus arquivos estejam relacionados diretamente com marca, há um recurso essencial que todos os DAMs devem ter: o poder de arquivamento.

Se um arquivo específico não deve ser acessado, um usuário administrador pode simplesmente marcá-lo como arquivado e outros usuários não poderão mais encontrá-lo. Algumas plataformas permitem que você defina uma data de arquivamento futura para que você não precise se preocupar em atualizá-la quando um arquivo não for mais adequado para uso.

DICAS E PRÁTICAS RECOMENDADAS PARA GERENCIAR ATIVOS

Para ter certeza de que você está no caminho certo para gerenciar os arquivos de criativos com eficiência, siga as seguintes dicas:

LIMITE O NÚMERO DE ADMINISTRADORES

É melhor limitar o número de administradores em seu sistema para manter seu portal limpo e estruturado. Muitos administradores no sistema podem mais atrapalhar do que ajudar.

OPÇÕES OBRIGATÓRIAS DE FILTRO

Os administradores podem determinar quais opções de filtro são necessárias no upload. Isso garante que todos preencham as informações necessárias para que todos os usuários possam encontrar rapidamente o que estão procurando.

CONFIGURANDO A DATA DE ARQUIVAMENTO FUTURA

A definição de uma data futura para arquivamento economizará muito tempo, pois você não precisará mais revisar seu portal regularmente para limpar o conteúdo desatualizado. Ou seja, se uma campanha para de rodar no dia 20 de Setembro, você pode configurar o ativo para ser arquivado nesta data.

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