Como você organiza, hoje, os documentos digitais da sua empresa? Se você já passou por alguma dificuldade no momento de planejar a organização dos arquivos digitais da sua empresa, certamente já ouviu falar do sistema DAM. Mas o que significa Digital Asset Management? Vamos lá, esse é o termo utilizado para representar programas que centralizam a gestão de arquivos das empresas. Bom, nisso não tem nada de tão complicado assim. Mas será que é relevante investir seu tempo e seu budget nesse tipo de software? Com certeza, teremos motivos suficientemente bons, no desenrolar deste conteúdo, para que você compreenda o quanto sua empresa pode ganhar ao conhecer o DAM.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DE UTILIZAR UM DIGITAL ASSET MANAGEMENT – DAM?

É através do DAM que você consegue reunir, em uma plataforma digital, os arquivos destinados aos respectivos setores da sua empresa, de maneira que integre os documentos e imagens e facilite o compartilhamento de informações, permitindo que determine exatamente a qual informação determinado setor deve ter ou não o acesso e facilitando o manuseio das informações e compartilhamento em tempo real. Hoje em dia, economizar tempo e ganhar agilidade nas tarefas do cotidiano é essencial. Consequentemente, adotar o uso do Digital Asset Management é imprescindível na gestão da sua equipe. Imagine ter seus documentos organizados e com fácil acesso para cada integrante das equipes de sua empresa. Concorda que isso possibilitaria a otimização do tempo que seu funcionário leva para desempenhar certas funções no seu dia a dia, certo? Nesse momento notamos o quanto usar um sistema DAM pode refletir na melhoria dos resultados da organização.

COMO FUNCIONA O GERENCIAMENTO DE ARQUIVOS DO DAM?

O Digital Asset Management (DAM) funciona como um organizador que permite que o gestor tenha acesso em tempo real à todos os trabalhos realizados pela sua equipe e, inclusive, acesso aos documentos que ainda estiverem em execução. Assim, a gestão da sua equipe pode ser feita com total transparência. Os controles da execução das tarefas se tornam mais precisos e a integração entre os setores é evidente com o DAM. Por exemplo, você tem algum material publicitário produzido pelo marketing da sua organização, a pessoa que desenvolveu esse material deixa ele disponível na nuvem e onde quer que você esteja consegue ter acesso às informações que estão sendo utilizadas pelo comercial da sua empresa, por exemplo, em determinada campanha de vendas. Esse foi um exemplo simples, mas com todo o seu conhecimento e a criatividade de cada integrante dentro do seu grupo, essa é uma ferramenta valiosa e importante para transformação digital do seu negócio.

PRIVACIDADE E SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO, COMO FUNCIONA NO DAM?

Ao falarmos das informações da sua marca, se, por acaso, vem a sua mente o seguinte questionamento: qual a segurança de que aqueles que realmente podem ter acesso às suas informações tenham, de fato o acesso? E a idéia de que aqueles que não convém ter acesso à determinadas informações cheguem à acessar certas informações sigilosas surtindo um efeito negativo. Logo o DAM pode solucionar essas incertezas com um Controle de Acesso detalhado que possibilita que a permissão entre os integrantes da sua equipe seja controlada. Inclusive é possível, através do Digital Asset Management, controlar os vencimentos de contratos, prazos de direitos de veiculações dentre outras funcionalidades similares.

COMO O DAM PERMITE QUE SUA EQUIPE TENHA MAIS AGILIDADE E OTIMIZE O TEMPO DE EXECUÇÃO DAS TAREFAS?

Uma das principais funções do DAM é permitir o compartilhamento em tempo real, o que sugere que sua equipe não tenha o processo de compartilhamento de informações como um gargalo. Por exemplo, sua equipe pode fazer um levantamento do tempo que levam para trocar arquivos grandes sem o DAM e ao implementar um sistema DAM que revoluciona a forma que sua equipe troca as informações relacionadas à sua marca, você simplesmente elimina esse tempo gasto trazendo uma otimização no tempo gasto de até 25% e propõe mais efetividade por parte dos seus subordinados, que de conseguirão compartilhar seus documentos de maneira distinta.

Pronto, esperamos ter sanado boa parte de seus questionamentos sobre o DAM! Você gostou? Deixe seu comentário e nos conte, como está o seu planejamento para implementação da transformação digital dentro da sua empresa?