Por que procurar os ativos digitais de sua empresa em unidades compartilhadas, servidores e sistemas de armazenamento em nuvem sempre parece uma busca por um tesouro enterrado (sem um mapa ou dicas de como encontrar)?

A tecnologia é nossa bênção e nossa maldição

Quantas vezes na semana passada você pensou consigo mesmo – “a tecnologia não é minha amiga hoje”? Parece que não importa quantos problemas a tecnologia resolva para nós, ela também cria novos problemas com os quais temos de lidar. Computadores, internet, email e videoconferência mudaram fundamentalmente como as empresas operam. Eles nos tornaram mais produtivos e nos permitem trabalhar de qualquer lugar e a qualquer momento.

Mas os computadores travam inesperadamente (principalmente quando você está quase terminando um relatório de 65 páginas que só é salvo no seu disco rígido). A internet cai (principalmente quando você está em um prazo e precisa enviar um arquivo importante para um cliente). Os anexos de e-mail ficam corrompidos ou são grandes demais para serem anexados e enviados (principalmente quando o anexo que precisa ser enviado ao seu cliente mais importante já está atrasado). É seguro dizer que a Lei de Murphy está profundamente incorporada à tecnologia que usamos todos os dias.

O mesmo pode ser dito quando se trata de encontrar arquivos digitais. Os problemas parecem sempre surgir quando você tem menos tempo para encontrar o arquivo. E sempre que você encontrar um problema em encontrar arquivos digitais, a causa do problema pode ser atribuída a um, dois ou todos esses três elementos: pessoas, lugares e coisas.

Pessoas:

Todo mundo tem uma opinião sobre organização.

A primeira e principal razão pela qual há tantos problemas relacionados à localização de arquivos digitais é que as pessoas tendem a não seguir as convenções de nomenclatura dos arquivos, assim como tendem a não seguir uma estrita estrutura de arquivos digitais para armazenar esses arquivos. Se você procurar na área de trabalho de qualquer pessoa, a maioria de nós terá arquivos aleatórios espalhados pela tela, como brinquedos infantis espalhados pelo chão.

Algumas pessoas são um pouco melhores e criam fileiras de arquivos, mas a raridade é quem realmente gosta de organização e tem seus arquivos colocados em uma estrutura de pastas única, porém essas pastas só fazem sentido para quem criou. Se você já teve que tentar encontrar um arquivo no computador de outra pessoa quando ele não está presente, você sabe que 99,99% do tempo é um exercício de frustração. As pessoas nomeiam e organizam arquivos de maneiras que fazem sentido em sua própria mente. Mas o que faz sentido para uma pessoa é uma bagunça para outra pessoa.

Abençoe essa bagunça

Uma coisa é ser uma bagunça exclusiva no seu próprio computador, mas já pensou quando quando você precisa adicionar arquivos a uma unidade de armazenamento compartilhada? Pode ser um grande problema! Se os arquivos não forem nomeados ou armazenados de forma precisa, qualquer outra pessoa que tentar encontrar esse arquivo certamente irá a uma perseguição louca por pelo menos um longo período de tempo ou ainda pior, não conseguirá encontrar o arquivo em nenhum lugar.

Lugares:

Quando parece que os ativos devem vir com dispositivos de rastreamento.

Onde você armazena arquivos é o próximo problema. Se você tem mais de uma unidade compartilhada ou servidor, você sabe exatamente onde colocar seu arquivo? Se você conhece o sistema de armazenamento correto, você sabe em qual pasta esse arquivo está? As empresas que usam estruturas extensivas de árvores de pastas podem se tornar indisciplinadas quando as árvores se tornam vastas e crescem mais e mais quando mais projetos e revisões são adicionados a uma categoria maior. Considere este exemplo de uma estrutura de pastas que enlouqueceu, mas não está longe de outras que vimos:

Server 2> Clientes> Deskfy> 2018> Julho> Campanhas por e-mail> 20% OFF Campanha> Lembrete #2> Ativos do criativo> Fotos> Teste B> Versões branca Logo> Horizontal> Com efeito> Final> FinalFinal> FinalFinalFinal> FinalmenteProntoFinal> Aprovado Interno> Aprovado pelo Cliente> Arquivos de Impressora> CMYK> 072018SBS20% EmailBrancoLogoHorizontalCMYK

São 22 níveis de pastas antes de você acessar o arquivo de foto que está procurando. E embora seja um exemplo extremo, as estruturas de pasta dessa forma são bastante comuns. Todos nós já passamos por isso e ter que navegar por essas pastas é bastante assustador, principalmente ao tentar adicionar arquivos ou mais pastas à árvore.

Tudo isso ainda pode piorar quando tentamos encontrar um arquivo. As pessoas que estão familiarizadas com estruturas de pastas complicadas geralmente podem gastar menos tempo nisso. Já aqueles que são novos na estrutura, e aqueles que são de departamentos diferentes, geralmente acabam em ataques de estresse.

Cavando mais fundo nas profundezas da frustração

O exemplo acima ainda tem outro problema. Quando você vai fundo com uma estrutura de pastas, as coisas tendem a ficar enterradas – literal e figurativamente. Quanto mais profundo você armazena as coisas, mais difícil fica para as pessoas encontrá-lo.

Essas coisas podem causar a duplicação de arquivos. Ou seja, quando alguém que não consegue encontrar um arquivo, essa pessoa simplesmente desiste. Em seguida pergunta pela pessoa que o criou e o adiciona à unidade compartilhada em outro local que faça sentido. Agora você tem dois do mesmo arquivo no sistema, em lugares diferentes.

Coisas:

Versões, tamanhos e tipos de arquivos.

Finalmente, os tipos de coisas que armazenamos no sistema são em si um problema. Considere várias versões do mesmo arquivo. Como você pode dizer qual é o mais recente? Se você acha que é o mais recente, tem certeza? Você tem certeza? Você apostaria sua vida nisso com certeza?

Todos nós estivemos em uma situação em que pensamos que tínhamos a versão mais recente de algo e depois descobrimos que a versão mais recente ainda não tinha sido adicionada à unidade compartilhada e agora você tem que refazer todo o trabalho que acabou de fazer. Ou pior ainda, ter de dizer a um cliente: “desculpe, nós lhe enviamos o arquivo errado.”

Em seguida, há arquivos complexos que não se encaixam perfeitamente em uma categoria ou pasta, mas precisam residir em vários locais na unidade compartilhada para facilitar o acesso de vários departamentos. Como você se certifica de que novas versões são feitas para todas as cópias do arquivo que estão disponíveis na unidade?

Você fica triste quando tenta visualizar?

E os arquivos que são imagens ou gráficos e seu sistema de armazenamento não suporta visualizações durante uma pesquisa. Ter que clicar em cada arquivo de foto que pode ser pesquisado pelo nome pode arruinar o dia de alguém rapidamente quando há centenas de fotos para escolher e apenas uma certa.

Qual é o seu tipo de arquivo?

E falando em arquivos de foto… e arquivos de design – não existe apenas a questão do controle de versão, há também a questão de vários tipos de arquivo para o mesmo ativo digital.

Vamos usar um exemplo de foto de um novo calçado que uma empresa de calçados deseja promover para o outono. Aquela foto final aprovada que será usada em cada entrega imaginável precisará ser criada em vários tipos de arquivos e espaços de cores, dependendo de onde ela aparecerá – seja um site (RGB) ou um catálogo impresso (CMYK). ), ou um banner de feiras de vinil (PMS).

Tamanho importa

Não se esqueça dos tamanhos – algumas impressoras e mídias on-line têm tamanhos de arquivo mínimos ou máximos para que as fotos sejam aceitas em seus sistemas. Você sabe de qual tamanho da imagem de sapato você precisa? Lembre-se também de que os arquivos do Photoshop podem ser colocados em camadas e em formatos para impressão – você sabe de qual deles você precisa?

Ok, que tal PDFs – você quer uma versão final bloqueada, ou uma versão editável as pessoas podem ajustar certos elementos (como preço e localização da loja), ou você precisa da versão da impressora de alta qualidade (X-1A)?

Como você pode ver, uma imagem ou ativo pode vir em muitos, muitos tipos de arquivos e todos eles serão armazenados em sua unidade compartilhada. Se eles não estiverem rotulados claramente e corretamente, é provável que você acabe selecionando o arquivo errado.

Tem que haver uma maneira melhor

Agora, se você está se perguntando por que alguém não criou uma maneira melhor de armazenar, organizar e compartilhar arquivos digitais? Bem, existe uma forma melhor!

O Deskfy desenvolveu um sistema de gerenciamento de ativos digitais baseado em nuvem que não depende de pastas e resolve a maioria dos problemas sobre os quais você acabou de ler. Quer saber mais? Fale gratuitamente com um de nossos especialistas 🙂