A escolha de inserir um sistema de gestão de ativos digitais (DAM – Digital Asset Management) ao repertório de recursos da sua empresa é uma decisão que terá um impacto significativo nas estratégias do setor de marketing. Com DAM, você pode melhorar a colaboração entre setores, automatizar as tarefas manuais, a simplificar a pesquisa de ativos e fornecer uma marca consistente em todos os canais.

Para se preparar para qual sistema de DAM você vai escolher, trabalhe com sua equipe de marketing! Identifique o que você precisa em um sistema e busque fornecedores de DAM. Mas quais as perguntas principais para esse processo?

QUESTÕES QUE DEVEM SER FEITAS PARA ESCOLHER O MELHOR SOFTWARE DE DAM PARA SUA EMPRESA

O QUE A EMPRESA QUER FAZER COM DAM?

Não assuma que todos na sua organização têm a mesma visão para o DAM.

Antes de discutir com o seu time sobre o que querem e o que eles esperam com um sistema de DAM, é valido apresentar informações e materiais de apoio sobre o assunto para seus colaboradores. Desse modo, a equipe terá uma melhor compreensão de o que é DAM e o que ele pode oferecer à empresa, por consequência as ideias trazidas serão mais fundamentadas e de maior valor.

Aqui no blog já preparamos muitos materiais sobre DAM, separamos um compilado para te ajudar:

Assim que os colaboradores estiverem com os conhecimentos nivelados sobre DAM, converse com sua equipe e liderança para esclarecer o que sua empresa deseja realizar, e não se esqueça de anotar as ideias e demandas. Essas discussões podem gerar múltiplas oportunidades e pontos de referência que podem facilitar na hora da escolha do melhor sistema.

QUANTOS E QUAIS TIPOS DE ATIVOS DIGITAIS A EMPRESA TEM?

É útil saber quantos ativos digitais você tem para compreender a escala da implementação e manutenção necessária. Sua empresa provavelmente tem mais ativos digitais do que você imagina, e este é, frequentemente, o cenário encarado por empresas que não tem um sistema central de ativos que seja transparente e completo.

Antes entrar em pânico, saiba que você não precisa resolver esse desafio ainda. Você não é o primeiro ou o último que está pensando em como fará com que seus 10.000, 100.000 ou 1 milhão de ativos fiquem organizados. Esta informação pode te ajudar a escolher o seu sistema de DAM e fornecedor. Pergunte aos fornecedores como eles ajudaram outras organizações em situações semelhantes.

Você também quer saber quais tipos de ativos digitais sua empresa possui. Muitas empresas começam sua busca por DAM porque precisam colocar suas fotografias e outros arquivos gráficos em ordem. Porém, um dos benefícios do DAM é que ele suporta arquivos de vídeo, arquivos de áudio, documentos do Word e Excel, PDFs, apresentações e muito mais.

Ao saber quantos e quais tipos de ativos digitais você tem, você irá ajudar seu time a identificar quais funcionalidades são necessárias em um software de DAM.

VOCÊ JÁ PENSOU EM UM PLANO PARA METADATA?

Metadata são as informações associadas aos ativos digitais que são usadas para catalogação, gerenciamento e pesquisa de ativos. Esta é uma tecnologia vital que deve ser trabalhada com antecedência, porque é à partir dela que será determinada a facilidade da busca dos ativos.

O desenvolvimento de metadata depende do contexto em que os ativos serão usados assim como dos próprios usuários. Considere que a estrutura de metadata captura e usa informações que otimiza a pesquisas de acordo com as expectativas dos usuários, além disso ela também serve para facilitar a manutenção dos ativos no sistema.

COMO FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE ATIVOS DIGITAIS SERÃO USADAS COM FLUXOS DE TRABALHO?

A centralização de ativos com DAM pode fornecer maior eficiência, colaboração e fará com que o trabalho com ativos digitais um processo fácil e tranquilo. Para garantir que este é o caso, todas as empresas interessadas em um software de DAM devem decidir como o novo sistema vai complementar os fluxos de trabalho e quais ajustes terão que ser feitos.

Mapear sua tecnologia de marketing ajuda sua equipe pensar sobre suas escolhas sobre tecnologia, pessoas e processos.

OQUE LEVAR EM CONSIDERAÇÃO AO FALAR COM FORNECEDORES DE DAM

Há muito no que pensar ao explorar diferentes soluções de DAM. Pode ser confuso quando alguns fornecedores parecem oferecer recursos semelhantes. Aqui estão as principais áreas para se concentrar quando você cria sua lista de soluções e começa a falar com os provedores de DAM.

  • A interface do usuário (UI): Como o software é projetado? Sua organização valoriza a interface do usuário para sua marca?
  • A experiência do usuário (UX): O software facilita o trabalho de suas equipes? As ações são intuitivas para os usuários? O software oferece uma experiência de pesquisa familiar e útil?
  • Tipos de arquivos suportados: O sistema suporta os tipos de arquivos que você precisa? Quais tipos de arquivo são compatíveis com visualizações de imagem? Você pode visualizar arquivos de áudio e vídeo no sistema?
  • Usuários, licenças e armazenamento: Você tem flexibilidade no número e tipos de usuários? Você tem a escala de armazenamento?
  • Uso de metadata: Como o sistema suporta metadata? Você pode personalizar seus metadados e, em caso afirmativo, como? Quais tipos de campos de metadata estão disponíveis?
  • Mudanças recentes e roteiro para o futuro: Embora você não deva comprar um sistema de DAM no que planeja fazer, é útil saber quais recursos e funcionalidades eles lançaram recentemente e o sistema de DAM está se dirigindo.
  • Atendimento ao cliente: Que treinamento, suporte e recursos o fornecedor oferece? Eles têm uma comunidade de usuários?
  • Estabilidade da empresa: O setor de tecnologia pode ser um local volátil e os fornecedores de DAM não são exceção. Há quanto tempo a empresa está por aí? Eles construíram o software ou compraram?

Escolher e implementar um sistema de DAM é um grande negócio. Vai ser preciso muito planejamento e trabalho, mas você vai ganhar muito em troca.

Nós do Deskfy oferecemos uma ferramenta de gestão, distribuição e customização para facilitar as atividades do setor de marketing de empresas. Caso tenha interesse em implementar um software de DAM, entre em contato e fale com um de nossos especialistas para saber o que podemos te oferecer!

Adaptação e tradução do texto original de Nate Holmes.

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