O seu DAM se transformou em uma cena de terror? Você recua e olha para o lado toda vez que tenta usar? Você é superado pelo estresse, já que milhares de ativos mortos são constantemente ressuscitados, como se fossem zumbis de DAM?

Não se preocupe! Estamos oferecendo quatro dicas profissionais para evitar o temido DAM, garantindo um estado futuro de descoberta de ativos e maximizando a adoção pelos usuários.

1) DEFINA SUA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DO DAM

Imagine se, antes de usar o sistema, foram colocados apenas ativos não avaliados e que não correspondem ao seu público-alvo. Por exemplo, o design tem procedimentos e metas diferentes das vendas, e uma configuração de DAM para um designer pode ser totalmente incompreensível para um representante de vendas. A solução DAM certa pode unificar as equipes por meio de mecanismos flexíveis de organização que suportam grupos heterogêneos de usuários.

Para garantir que todo mundo entenda o que está dentro do sistema, defina e mapeie todos os grupos de público-alvo, internos e externos, que acessarão o DAM, antes de ingerir e organizar seus ativos. Essa clareza inicial economizará tempo, informando uma estrutura de ativos com viabilidade de longo prazo adequada a vários grupos de usuários.

2) EVITE COMPLICAR DEMAIS SUA TAXONOMIA

Uma estrutura de taxonomia excessivamente complexa pode levar rapidamente confusão ao DAM, com palavras-chave erradas e metadados maliciosos ocultos nas sombras dos ativos. As modernas plataformas de DAM são visualmente elegantes e intuitivamente navegáveis, abrindo caminho para a descoberta rápida e fácil de conteúdo de ativos sem esquemas complexos de metadados. Além disso, os sistemas inovadores de DAM estão incorporando plataformas avançadas de IA (inteligência artificial) e ML (machine learning) para automatizar, organizar e treinar a taxonomia de uma maneira que seja exclusiva de suas necessidades de negócios.

Mude sua perspectiva doe gerenciamento de arquivos alimentado por pasta para a nova ordem mundial de interface de usuário visualmente intuitiva e amigável à pesquisa. Obtenha um DAM que permita pesquisar muito mais do que apenas nomes de arquivos e extensões (por exemplo, metadados, tags, campos personalizados, cópia na imagem, texto no documento, configurações de cores etc.), o que reduzirá o desperdício de tempo e de recursos de manter convenções de nomenclatura complexas.

3) NÃO DEIXE SEU DAM SE TORNAR UM CEMITÉRIO DE ATIVOS

Se você pudesse ver os sistemas que a maioria das empresas usam, veria a quantidade de ativos antigos e utilizáveis existentes. Montanhas de material de marketing desatualizado, fotografia expirada, letreiros antigos, propostas de vendas não aprovadas expostas para o público. Assim, como seu apartamento ou carro, qualquer DAM precisará de limpeza ocasional para arrumar o lugar e limpar o lixo. Modernas plataformas de DAM podem ajudar a combater o caos desde o início, com uma organização de ativos bem construída e gerenciamento de usuários que mantém as visualizações gerenciáveis.

Os sistemas de DAM oferecem ferramentas de gerenciamento de direitos (como datas de publicação e expiração) para automatizar a visibilidade dos ativos com base em seus estágios específicos do ciclo de vida. Isto tem o duplo benefício de garantir a conformidade legal, mantendo seu DAM arrumado. Criar uma seção de “arquivamento” e atribua aos ativos data de validade, que assim que vencer, o ativo sai do sistema. Dessa forma, nenhum usuário usará logos antigos ou versões erradas de templates de campanhas.

4) SUPERE O MEDO DE TROCAR DE PLATAFORMA

Se o seu DAM se tornar algo estressante e muito confuso/complexo – é hora de fazer a mudança. A vida normal já traz estresse suficiente; não há motivo para você ter medo de carregar o repositório de recursos para encontrar arquivos essenciais para seus fluxos de trabalho diários. As limpezas programadas só podem ajudá-lo até certo ponto, mas se o sistema for inerentemente desajeitado, lento, antiquado ou pouco adequado aos casos de uso de negócios, troque-o.

Faça pesquisa com os usuários de DAM em sua organização, com o objetivo de avaliar sua satisfação geral com o sistema e descobrir quanto tempo está sendo gasto procurando conteúdo. Os resultados geralmente revelam um caso de negócios significativo para novos investimentos em software. A inclusão de um novo DAM pode parecer uma grande despesa ou tempo em si, mas o DAM certo pode gerar rapidamente um ROI que supera em muito o esforço de implementação.

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