Nos dias atuais, é muito comum ter os ativos digitais acumulados, por conta da grande quantidade de conteúdo que é salvo, criado e compartilhado no local de trabalho. Nesse sentido, a implementação de um DAM serve para controlar seu conteúdo, mas, quando chega a hora de migrar seus recursos para o software, é importante criar especificações nos arquivos que garantam a importação exata do que você precisa – nada mais, nada menos.

Pensando nisso, montamos algumas dicas importantes sobre como criar essas especificações para os seus ativos digitais. Em seguida, você poderá pensar em quais ativos digitais na sua organização são adequados para o seu DAM e o quais não são. Saber disso pode poupar muito tempo e esforço a longo prazo. Além disso, ajuda a garantir que você tenha sempre as versões de recursos originais e de alta resolução disponíveis para você, bem como as resoluções mais baixas se necessárias.

1. REUNA

Na maioria dos locais de trabalho, os arquivos digitais podem ser espalhados por vários dispositivos, desktops e plataformas online. Portanto, o primeiro passo é identificar todos os locais em que a sua organização armazena seus ativos digitais, ou seja, unidades compartilhadas, Dropbox, SharePoint, discos rígidos externos, etc.

2. ORGANIZE

O que você precisa identificar: quem na sua organização possui os ativos em cada área; o que é armazenado, ou seja, tipos de ativos, formatos de arquivo; onde os ativos foram e serão usados; quando os ativos foram criados e por que os ativos devem ou não devem ser priorizados para importação.

3. AVALIE

Formatos de arquivo: seu DAM armazenará principalmente fotos? Vídeos, documentos? Considere quais formatos de arquivo você planeja armazenar no DAM:

– TIFF
– JPG
– PNG
– MOV
– MP4
– DOC
– PDF
– Outros? Quais?

TAMANHO DOS ARQUIVOS

Qual é o menor tamanho de arquivo que você usa? Qual é o seu propósito (ou seja, onde ele será compartilhado)? Está relacionado ao escopo do seu DAM? Muitas organizações preferem manter todas as imagens de Web no DAM, especialmente se elas são usadas frequentemente em plataformas de mídia social ou blog.

Outras organizações optam por ignorar todas as imagens de Web do DAM, se elas forem criadas apenas para fins específicos (considere o uso de uma ferramenta de corte para criar essas versões conforme a necessidade).

Qual é o maior tamanho de arquivo que você usa? Qual é o seu propósito (ou seja, RAW)? Dependendo das necessidades da sua organização, você pode: armazenar arquivos RAW no DAM, se você quiser manter arquivos “em funcionamento” no DAM. Isso nem sempre é recomendado. Como alternativa, você pode excluir arquivos RAW do DAM. Normalmente, é melhor praticar apenas os recursos finais ou de aprovação pronta no DAM para obter uma melhor organização.

VERSÕES

Sua organização possui versões JPG de arquivos TIFF? Ambos precisam ser preservados e armazenados no DAM? Apenas o arquivo TIFF de maior resolução precisa ser preservado e armazenado? Você tem outros exemplos de arquivos com várias versões? Todas as versões precisam ser preservadas e armazenadas no DAM? Esses são alguns aspectos que devem ser levados em consideração.

4. APLIQUE METADADOS

Agora que você está ciente sobre o tipo de arquivos que sua organização precisará usar com o DAM, é hora de colocar todos os nomes dos ativos de sua coleção em uma planilha. Em seguida, você pode aplicar os metadados relevantes a cada arquivo listado na planilha. Isso facilitará muito o seu processo e o da sua equipe no futuro.

5. VERIFICAR E IMPORTAR

Chegamos ao passo final! Agora, a planilha que você criou será útil para a integração real de seus ativos digitais – no momento em que você estiver trabalhando. Normalmente, existem duas formas de importação:

MANUAL

Se você planeja fazer o upload para o sistema manualmente, agrupe os ativos que planeja carregar em grupos ou, como alternativa, por grupos de metadados semelhantes.

SCRIPT

Se você planeja fazer o upload por meio de um script, peça dicas para a sua equipe de TI. Esse processo pode envolver a geração de um arquivo CSV a partir da planilha criada, a montagem do disco rígido em um servidor e o agendamento do recurso técnico para executar a importação.

Agora, seus ativos digitais estão prontos!

Seguindo essas dicas, temos certeza de que sua importação será tranquila. Você pode aproveitar agora que todo o seu conteúdo está seguro e protegido no DAM. E seguindo esses passos, você garante que haja bons dados vinculados a seus arquivos. Afinal, um DAM é tão bom quanto os dados nele contidos.

Ficou com alguma dúvida ou tens alguma sugestão de assunto para abordarmos? Comente abaixo!