É uma verdade a ser considerada que seus ativos digitais são uma espécie de espinha dorsal das tarefas de produzir, distribuir e vender os seus produtos e serviços. Sabemos que acontece muito de empresas serem resistentes à implementação de softwares que proporcionam a utilização de recursos de gerenciamento de ativos digitais chamado de DAM (Digital Asset Management).

Porém o que lhe propomos a se questionar é: será que as empresas que fazem a tentativa de desempenhar suas funções sem utilizar um DAM deveriam, de fato, insistir em retroceder? É bem possível que a forma de gerenciamento de ativos “faça você mesmo” cause muito mais problemas para uma organização do que você possa imaginar.

Geralmente a elaboração de ativos digitais nas empresas acontece com uma parceria entre o time de designer criativo e profissionais de marketing (que podem fazer parte do mesmo departamento). O trabalho de designers dentro da sua empresa é, grande parte das vezes, realizado em conjunto com profissionais de marketing no desenvolvimento de mídias digitais para o seu site, inclusive para aplicativos Web e toda a parte de mídias sociais, desde a elaboração de anúncios, passando pela parte de criação de embalagens e chegando até as mais diversas apresentações dos seus produtos.

Esse tipo de trabalho necessita de ferramentas para armazenamento seguro, e não precisa somente de cuidados com a segurança desses dados, mas pede uma boa gestão para que a qualquer momento em que uma de suas mídias digitais precisarem ser consultadas. A fase criativa geralmente conta com a participação de grupos de pessoas, que podem ser de diferentes setores.

As pessoas participantes do processo podem muitas sofrer com problemas por depararem se com uma certa barreira da distância. Isso pode fazer com que improvisos aconteçam. E, nessas maneiras pontuais de administrar os ativos digitais de uma empresa é que podem ocorrer situações que ocasionam danos prejudiciais ao seu negócio. É capaz de acontecer perdas consideráveis de informações, que serviriam como uma forma de alavancar suas vendas. Por exemplo, se a produção de uma campanha estivesse quase pronta e ocorresse algum problema na máquina de um funcionário que não possuísse backup dessa mídia. O tempo programado para iniciar sua campanha iria se prolongar e nesse período você perderia em vendas.

Ou, vamos supor que a sua empresa possuia armazenado em um servidor todas as mídias de comunicação com suas personas, e que um ex-funcionário que confeccionou cada mídia conforme suas orientações. Os funcionários atuais apenas alteravam e atualizavam o arquivo como um novo, novamente no servidor. Mas, seguindo a nossa suposição, ocorreu um problema com seu servidor e você havia planejado fazer uma nova campanha, até mesmo solicitou aos seus profissionais que fizessem a confecção de novos materiais no mesmo formato dos anteriores.

Porém, dessa vez toda sua equipe está sem acesso ao servidor, já que a máquina usada como servidor em que estava armazenada toda a informação estava em manutenção. No seu planejamento, a campanha teria que ser produzida imediatamente, mas você foi obrigado rever seu cronograma, adiando o lançamento de um novo produto que deveria ser o protagonista de suas vendas e contribuir para sucesso do faturamento esse mês.

Mas, ocorreu também que seu técnico informou que o problema no servidor foi grave e uma peça indispensável para o equipamento funcionar foi estragada e você precisará esperar que o material chegará em 15 dias, e além desse tempo de espera pela chegada do material. Seu técnico ainda precisaria de pelo menos uma semana para deixar tudo funcionando normalmente como antes, com mais a ressalva de que não conseguiria recuperar seus dados que foram armazenados anteriormente.

Nessa situação, sua equipe que no momento estaria apenas editando o vídeo de lançamento, que por sorte não precisa seguir um padrão, não poderá dedicar todo seu tempo com a filmagem dos produtos sendo exibidos com os modelos contratados e, não será possível que fazer a edição com a perfeição que você imaginou, por considerar um fator essencial para apresentação da sua aposta para esse produto para sua persona.

Agora você vê sua equipe em apuros, pois precisa cuidar do vídeo e de sua edição para lançamento na data prevista. Nesse caso precisará que parte da equipe crie novamente as demais mídias como banners, catálogos, panfletos e toda a publicidade para as mídias sociais, sem ter o modelo guia do padrão que utilizavam nas campanhas anteriores.

Dessa forma levariam mais tempo para concluir essa tarefa e como você não quer alterar tanto o cronograma do lançamento, você se vê obrigado a contratar um funcionário temporário para suprir essa demanda. Sem contar com os gastos com as peças que seu técnico precisou importar pois não há fornecedor da peça que estragou em seu país.

Essa situação que criamos é uma suposição simples que simboliza o que pode, na prática, acontecer de maneira semelhante, se não mais agravada, justamente por não fazerem uso de um sistema DAM e não disponibilizarem de recursos que os mantenham seguros de que sua informação está protegida (e salva na nuvem – para não perder de jeito nenhum) e que evitem que não haverá retrabalho para sua equipe. Também por não usarem esse tipo de recurso não permite que não será necessário que diversos pontos contenham a mesma informação salva exigindo que você tenha o custo de mais espaço para armazenamento.

O que você achou do nosso artigo? Se preferir nos contar alguma de suas experiências tanto positivas utilizando um DAM quanto negativas antes de tê-lo implementado, estamos curiosos para saber!