Saiba como a organização corporativa com o Workflow melhora todos os campos do seu empreendimento, tal como estimula a comunicação entre suas equipes, engaja os seus funcionários e aumenta o seu desempenho final. 

A definição de Workflow -fluxo de trabalho- é uma sequência de passos essenciais para automatizar os processos de acordo com o conjunto de protocolos definidos, permitindo que esses possam ser transmitidos de uma pessoa para a outra dentro de um processo corporativo de produção. Então, nessa automação de processos identifica-se várias atividades do processo, como: regras de procedimento e controle de dados associados para gerenciar o workflow.

workflow corporativo e colaboração interna
Colaboração

O que é Workflow Corporativo?

O Workflow apresenta uma linha entre a tecnologia e os processos corporativos, no qual cada funcionário induz uma relação ao outro. Recentemente, o termo “fluxo de trabalho” tornou-se uma espécie de palavra mais frequente na comunidade empresarial. Isto é, a tecnologia do workflow faz a ligação entre a unidade de produção ao escritório, ou da tecnologia à cultura organizacional, como também conecta pessoas aos processos de organização.

Atualmente, existem programas informáticos que têm a tarefa de fazer o gerenciamento de Workflow, e esses sistemas são conhecidos como WFMS (Worflow Management Systems). Os softwares de Workflow garantem que os passos –que automatizam os processos– ocorram na sequência correta.

10 Benefícios do Workflow Systems

Os fluxos de trabalho podem ajudar a agilizar e automatizar tarefas de negócios repetitivas, assim minimizando espaço para erros e aumentando a eficiência geral da empresa como um todo.

Dessa forma, melhorando drasticamente os resultados do seu negócio, pois os gerentes podem visualizar de forma ampla os processos e o andamento das tarefas, como também pode visualizar onde se encontram os gargalos de produção. E os funcionários possuem a possibilidade de colaborar de maneira produtiva e ágil.

  1. Projetos centralizados em um só local
  2. Todo o time pode acompanhar a evolução das demandas
  3. Visão panorâmica das solicitações/tarefas (se elas estão sendo feitas, ja estão prontas ou estão na lista de espera de tarefas do responsável)
  4. O CEO, ou responsável, pode visualizar os Workflow’s de cada setor, assim podendo analisar a rentabilidade e eficiência de cada um.
  5. Possibilidade de briefing customizável
  6. Adicionar e editar colunas de processos internos/protocolos de acordo com a necessidade de cada setor corporativo
  7. Escolher um responsável para cada tarefa
  8. Adicionar anexos e etapas de aprovação, como também os responsáveis pela aprovação
  9. Manter salvo todas as versões do briefing
  10. Utilizar filtros para encontrar e gerar relatórios sobre as demandas

5 razões para analisar o seu fluxo de trabalho

Criamos cinco razões pela quais toda empresa deveria, no mínimo considerar em rever o fluxo de trabalho de seu empreendimento, mesmo sendo em grande escala ou pequena.

1. Mais informações sobre os seus processos de trabalho:

Mapear seus processos de fluxo de trabalho permite obter uma visão mais clara e panorâmica dos seus negócios. Inclusive, mesmo que você já tenha planejado todo o processo, você consegue atualmente saber se todas as tarefas estão sendo entregues de acordo com as demandas? Os processos são tão bons quanto poderia ser? Isto é, o Workflow possibilita perceber de todos os ângulos os processos, tanto de um setor para outro setor, quanto da organização interna de cada time.

2. Facilita visualizar redundâncias:

Em muitas empresas, há toneladas de tarefas que são desnecessárias e redundantes que ocorrem diariamente. Depois de ter mais informações sobre os seus processos e onde estão os processos mais lentos, assim podendo melhorá-las e também retirá-las caso forem desnecessárias.

3. Aumenta a responsabilidade de cada tarefa e reduz microgerenciamento

Ao mapear claramente o seu fluxo de trabalho, todos sabem quais são as tarefas, quem são os responsáveis e quando é necessário que estejam prontas. Ou seja, quando o processo de fluxo de trabalho é claramente apresentado dessa maneira, os gerentes podem gastar menos tempo gerenciando seus funcionários. Assim, não havendo dúvidas sobre quais são os passos seguintes, ou se há algo errado com tal tarefa.

4. Melhora a comunicação:

É evidente a necessidade de possuir uma boa comunicação em todos os campos da empresa, e para conseguir isso, deve-se implementar ferramentas que tornem claro todos os processos de produção (tanto criativos, quando administrativos) e que diminuam os fatores de “caos comunicativos”.

Isso se deve porque, a comunicação é crucial para diminuir os conflitos e realizar a organização corporativa, o que nos leva a outro grande motivo pelo qual o fluxo de trabalho é importante: a visibilidade dos processos e a responsabilidade podem aumentar drasticamente a comunicação no local de trabalho.

Portanto, essa comunicação, criada por um sistema eficiente de Workflow, reduzirá a rotatividade de funcionários e tornará as operações do dia a dia mais suaves no geral.

5. Melhora os resultados finais (produto + atendimento ao cliente)

Se não houver uma boa lista de clientes frequentes, não haverá lucros fixos. Então, é de extrema importância fidelizar os clientes, para haver mais lucros e melhorar os resultados finais.

Além disso, a chave para fidelizar os clientes é o conjunto de um excelente produto e um ótimo atendimento. Por esse motivo, é essencial melhorar e aprimorar sempre que possível a experiência do usuário. E aí entra o Workflow, já que ele faz com que o produto possua o seu “clímax de qualidade”-isto é, o seu maior potencial como produto-.

Análises após implementação do Workflow

Adotar estratégias após a implementação de um sistema de workflow é essencial, pois assim será possível analisar o ROI -retorno de investimento- do software.

  • Analise com a plataforma quais são os processos que mais causam demoras ao seu departamento ou organização.
  • Analise quais são as redundâncias e em quais etapas acontecem retrabalho
  • Analise quais são as tarefas que devem ser automatizadas primeiro
  • Crie um novo plano de organização com as suas alterações
  • Defina KPI’S para medir o seu retorno de investimento

Concluindo

Portanto, para concluir o workflow aperfeiçoa os caminhos dos dados para concluir itens em um determinado processo. E o gerenciamento de fluxo de trabalho inclui o mapeamento do fluxo de trabalho em um estado ideal. Assim, localizando tarefas redundantes, automatizando o processo, identificando gargalos e áreas para melhoria.

Além disso, um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é uma ferramenta de software projetada para ajudar a agilizar os processos de negócios rotineiros para obter eficiência ideal. Os sistemas de gerenciamento de workflow envolvem a criação de um formulário para manter os dados e definir um caminho sequencial de tarefas para os dados a serem seguidos até que sejam totalmente processados. Ou melhor, o software de Workflow roteará automaticamente os dados para as tarefas predeterminadas.

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