As pessoas familiarizadas com o mundo da gestão de ativos digitais, sem dúvida, têm uma compreensão básica sobre o que esperar de um DAM – quais recursos são necessários para cobrir casos de uso e, aproximadamente, o quanto isso deve custar.

Para os principiantes em DAM, tentar escolher o melhor software para sua equipe pode ser uma tarefa que assusta. Tudo pode parecer bastante abstrato e impressionante ao navegar pelas várias ofertas no mercado, mas a questão é: como você encontra a solução certa para as suas necessidades? Quais problemas devem ser resolvidos? Como você consegue fazer com que seu time o use consistentemente?

Não importa quão grande ou pequena a sua empresa seja, o investimento em DAM é algo que precisa ser considerado. Como qualquer outro investimento, você precisa ter certeza de que haverá um retorno sólido para a sua organização. Desse modo, é importante definir um plano de projeto para implementar o DAM e descrever como sua empresa planeja usá-lo. Qual valor você espera que um DAM ofereça à sua equipe e quanto você está disposto a investir nele?

Contudo, para garantir que o primeiro DAM seja perfeito para sua equipe, você deve ter em mente os cinco aspectos importantes para pesquisar quando olhar no mercado.

ONBOARDING E CONSULTORIA

Cada provedor de DAM abordará o processo de integração e consulta de maneira um pouco diferente, mas essas dicas devem se aplicar da mesma forma.

1. Certifique-se de que seu pacote de integração é abrangente e que há especialistas dispostos a atendê-lo.
2. Pergunte ao fornecedor quais são suas taxas de retenção líquida e bruta para avaliar a probabilidade de os clientes renovarem seus contratos.
3. Não há vergonha em não saber tudo da sua primeira vez, por isso não economize nas perguntas!

UI E UX INTUITIVAS

Na maioria das vezes, implementar o primeiro DAM significa sair de uma série de outras plataformas digitais, cada uma com suas próprias interfaces e experiências de usuário. Afinal, um dos principais benefícios de um DAM é sua capacidade de ser um sistema abrangente para todas as suas necessidades de gerenciamento de arquivos.

Para colocar todos na mesma página, é crucial que o DAM possa se adaptar ao modo como seus diferentes usuários desejam trabalhar e, portanto, atender às necessidades de cada cargo. Mas o que isso significa para uma plataforma especializada na gestão de arquivos digitais? Mais do que qualquer outra coisa, significa ser orientado por pesquisa e orientado visualmente.

1. Adoção significa sucesso no gerenciamento de ativos digitais, e a única maneira de aumentar a adoção dentro de sua equipe é por meio da usabilidade

2. Pelo fato de os funcionários nunca terem usado um DAM, a implementação do software pode assustar, principalmente porque talvez nunca tenham escutado termos como: “metadados”, “light editing” ou “boolean search”.

SHAREABILITY

Ter seus ativos digitais armazenados e organizados em uma só plataforma é uma ótima maneira de eliminar o caos de gerenciamento de seu conteúdo; um DAM de qualidade deve agir como um “Google interno” para que sua equipe encontre o que precisa, quando precisa. Mas os recursos de compartilhamento de arquivos são igualmente importantes ao avaliar um DAM, por isso é interessante pensar em como sua própria equipe compartilha o conteúdo e se o DAM atende a essas necessidades. Pense em todos os aspectos negativos que ocorrem com o compartilhamento de arquivos que você usa objetivo corrigi-los com este projeto.

1. Quem são as partes/áreas interessadas que normalmente estão envolvidas no envio e recebimento de ativos digitais? (Por exemplo: marketing, comunicações, vendas, parceiros, agências, etc.)

2. O que você quer que eles sejam capazes de fazer no DAM? É importante mapear as funções de cada pessoa em relação a gestão dos ativos. Qual das partes interessadas deve ter a capacidade de fazer upload, edição e qual deve ter acesso somente para visualização e download?

3. O que você quer tornar público? Quer deixar algum grupo de ativo não visível aos usuários?

CONTROLE DE VERSÃO E MANUTENÇÃO

O controle de versão sobre seus ativos é um ingrediente-chave para um sistema de gerenciamento de ativos digitais de qualidade. Portanto, é uma boa ideia pensar em como sua equipe usaria essa funcionalidade e quanto controle a DAM oferece a você sobre seu ativo, à medida que ele passa pelo ciclo de vida do conteúdo. O que você pode querer procurar:

1. Garantia e confiança de quais conteúdos sua equipe está acessando, editando e compartilhando.

2.Mesmo arquivo, versão diferente: acompanhe o ritmo de sempre e crie mais conteúdo. Adicionar uma nova versão ao mesmo ativo (em vez de fazer o upload de um novo arquivo) significa que as coleções e os links aos quais o ativo está associado serão atualizados automaticamente.

O PREÇO CERTO

Avaliar o preço ao escolher o seu primeiro software DAM é uma das fases mais importantes do processo. A chave não é procurar o preço mais baixo, mas o preço mais adequado que limita as 4 características acima para atender às necessidades de sua equipe.

Um DAM é um investimento de longo prazo, que gera recompensas para sua equipe ao longo do tempo e deve ser escalado com o crescimento de sua marca. Portanto, não tenha medo de investir um pouco mais se isso economizar tempo e dinheiro a longo prazo.

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