Um dos principais objetivos de uma ferramenta de gerenciamento de ativos digitais (DAM) é ajudar a armazenar e organizar com segurança a propriedade intelectual de uma empresa, ou seja, os seus ativos digitais.

O QUE É PROPRIEDADE INTELECTUAL?

Propriedade intelectual soa como um termo bem vago. De acordo com a Investopedia, significa que:

É uma descrição categórica ampla para o conjunto de intangíveis propriedades que são legalmente protegidas por uma empresa. A propriedade intelectual pode consistir em patentes, segredos comerciais, direitos autorais e marcas registradas ou simplesmente ideias.

Ou seja, é um termo que engloba muito conteúdo – tanto tangível quanto intangível. Mas como proteger tudo isso? Embora uma plataforma DAM ofereça uma solução segura para as propriedades intelectuais de uma empresa, muitas organizações provavelmente terão muitos ativos digitais importantes que não são devidamente inseridos na plataforma DAM.

Isso pode ser por várias razões: talvez esteja além do escopo do seu DAM organizar e reter esses ativos importantes. Pode ser que haja confusão sobre o que exatamente constitui propriedade intelectual digna de valor duradouro para uma organização – nem sempre é tão óbvio. Seja qual for o motivo, você deve seguir estas três etapas gerais para ajudá-lo a definir quais ativos digitais em sua empresa têm valor e que vale a pena proteger com um DAM:

• Defina o que é realmente um ativo digital com valor duradouro na sua empresa;
• Trabalhar com especialistas de RH e TI para garantir que os ativos de valor sejam inseridos e retidos;
• Definir claramente um escopo para quais ativos são dignos de retenção (e reutilização).

Além disso, veja também como aumentar o ROI de seus ativos digitais com o DAM.

DEFININDO ATIVOS DIGITAIS “VALIOSOS”

Depois de você entender o que é um ativo digital, você considera claro o conceito para comunica-lo ao restante de sua organização? Afinal, o que exatamente é um ativo digital com valor duradouro?

A Society of American Archivists (SAA) define um valor duradouro como:

A contínua utilidade ou importância dos registros, com base nas informações administrativas, legais, fiscais, evidenciais ou históricas que eles contêm, justificando sua preservação contínua.

Além disso, é importante saber que os ativos digitais não são exatamente iguais aos arquivos digitais. Um ativo implica valor e utilidade. Nem todos os arquivos digitais são úteis e têm valor.

PERDER FUNCIONÁRIOS NÃO SIGNIFICA PERDER ATIVOS DIGITAIS

Os funcionários inevitavelmente deixam as empresas. Mas entre as entrevistas de saída e as cartas de demissão, é muito comum esquecer uma transferência oficial de ativos digitais. Quando não há uma plataforma centralizada para os funcionários armazenarem ativos digitais, é muito fácil perder propriedades intelectuais valiosas que, sem o saber, são limpas do armazenamento pessoal de um funcionário que sai. É por exemplos como esse que se torna tão importante garantir que a avaliação de ativos digitais seja uma etapa essencial no fluxo de trabalho para qualquer funcionário.

DEFININDO O QUE É VALIOSO PARA UMA INGESTÃO DE DAM

Mas lembre-se, nem todos os arquivos são dignos de preservação e retenção. Nem todos eles são verdadeiros “ativos” para uma organização. É por isso que é bom identificar os recursos que realmente têm valor futuro atual e potencial para sua organização antes de enviá-los para um DAM da empresa.

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