Para colocar você e sua empresa no caminho certo, siga cinco etapas para garantir que os documentos sejam facilmente acessíveis e facilmente identificáveis dentro de uma só plataforma. 

1. AVALIE OS HÁBITOS PESSOAIS

Pense em quais funcionários precisam acessar arquivos, onde trabalham e o que fará mais sentido com base em suas estações de trabalho. Se você é a pessoa que mais precisa de acesso a documentos, pense em como você pode melhorar a sua rotina com um sistema intuitivo.

2. DECIDA UM SISTEMA DE ARQUIVAMENTO

o que você faz como um negócio determinará, até certo ponto, se você escolhe arquivar numericamente, alfabeticamente ou de alguma outra forma. Por exemplo, você procura informações de clientes por nome ou número de conta? Você arquiva documentos por categoria, como despesas, finanças, marketing etc.? Este é um passo crítico, pois determinará como você irá dispor seu sistema de arquivamento.

Faça isso antes de comprar qualquer coisa para o seu sistema de arquivamento. Busque no mercado sistemas que atendem a sua demanda de arquivos e que lhe proporcione segurança e organização.

3. ANALISE A IMPORTÂNCIA DE UM SISTEMA DE GERENCIAMENTO

Se você possuir um grande número de arquivos acessados ​​diariamente, eles devem estar ao alcance de seus dedos. Se você acessar eles com menos frequência, talvez não precise deles no seu espaço de trabalho, mas ainda pode precisar deles por perto. Portanto, pode haver uma combinação…

Alguns arquivos podem ser necessários diariamente, enquanto outros podem ser arquivados em armazenamento digital. Permitir o crescimento quando se olha para armários – comprar algo para acomodar o dobro dos arquivos que você acha que vai ter agora. Isso limitará o número de vezes que você precisará reorganizar seu sistema de arquivamento.

4. INVISTA EM UM BOM SISTEMA DE METADADOS

Invista em um sistema que possua um bom sistema de metadados. As definições de metadados são os critérios que agilizam na hora de buscar os ativos e os arquivos desejados. A rapidez está diretamente relacionada à estratégia de metadados. Então, construa uma ou converse com a plataforma contratada.

5. PASTAS DE ARQUIVOS

Pastas de arquivos não são intuitivas e nem agilizam as buscas. Mesmo que você as organize da melhor forma, a busca manual sempre será menos ágil do que um software especializado para essa situação.

Então, ao contratar uma plataforma, veja quais são as pastas existentes. Quais você ainda deve possuir presencialmente e quais você pode digitalizar para essa plataforma.

Pense no espaço que você irá disponibilizar ao passar esses arquivos para uma plataforma e nos benefícios de um sistema de gerenciamento de dados. 

Ficou interessado e quer saber mais sobre como adicionar um sistema de gerenciamento de dados na sua empresa??

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