Assim como em muitos aspectos da vida, a comunicação é essencial quando se trata de negócios. Mais do que isso, a comunicação interna é uma área estratégica essencial para o sucesso de qualquer organização. É uma atividade que vem ganhando cada vez mais importância à medida em que as empresas percebem o impacto que uma comunicação efetiva tem no resultado dos negócios. Segundo estudos, estes são aspectos que estão fortemente relacionados: empresas que realizam uma comunicação altamente eficiente tem o dobro de chances de ter melhor desempenho que os concorrentes.

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A importância de uma comunicação consistente

A verdade é que o modo como uma organização se comunica pode ser a diferença entre seu sucesso e seu fracasso. Hoje em dia existem mais canais de comunicação do que nunca, e cada um deles entrega as informações de forma diferente. Para que os funcionários tenham confiança na comunicação institucional, as mensagens que eles recebem devem ser consistentes. Em empresas pequenas isto pode ser uma tarefa fácil, concentrada em uma ou duas pessoas responsáveis por compartilhar as informações mais relevantes. 

A mesma atividade, no entanto, se torna um desafio à medida em que aumentam o número de departamentos, filiais e equipes que não tem acesso direto às facilidades dos canais de comunicação digitais. Segundo estudos, estes funcionários que não tem uma mesa com computador nem acesso a um email corporativo ou intranet representam 75% da força de trabalho. Eles costumam representar a linha de frente do negócio, trabalham em linhas de produção ou montagem, entregam produtos ou serviços, ou interagem com o público. Estes colaboradores, muitas vezes, acabam ficando de fora da conversa organizacional. 

É praticamente impossível abranger todo o público interno com uma comunicação única. Dessa forma, permitir que cada departamento crie a sua própria comunicação parece uma alternativa lógica. Uma comunicação interna descentralizada confere agilidade à transmissão de informações, favorece a diversidade de conteúdos e gera mais identificação do público com o assunto. Esta comunicação, todavia, tende a chegar ao público de forma menos padronizada e podem ocorrer diferenças nas informações divulgadas por diferentes departamentos da empresa. Além disso, a descentralização gera ineficiências ao permitir que equipes de setores diferentes trabalhem na divulgação de uma mesma informação. Todos estes fatores acabam gerando ruídos e desencontros na comunicação.

Uma Comunicação Interna mais eficiente

Embora a descentralização permita mais flexibilidade, é uma opção com riscos embutidos. Dispersar a comunicação empresarial em unidades operacionais individuais sem supervisão central aumenta muito o potencial de mensagens inconsistentes. Criar um alinhamento para a comunicação interna contribui para uma maior eficiência, clareza e reconhecimento das informações. Ela deve manter coerência com as políticas, planejamentos e objetivos da organização. Caso haja conflito entre as mensagens e a identidade organizacional, os colaboradores não conseguirão implementá-las de forma apropriada. Em estruturas descentralizadas, os profissionais de comunicação da empresa devem ser cuidadosos com a qualidade, a consistência e a coordenação das mensagens em todos os níveis. 

Uma estrutura de comunicação interna centralizada, por outro lado, consegue proporcionar maior uniformidade nas ações e na forma de se comunicar. Isso facilita a apreensão das mensagens, pois elas seguem uma orientação única, alinhada às diretrizes organizacionais. Além disso, a centralização otimiza os recursos e elimina retrabalhos e informações desencontradas. Ao concentrar a geração de conteúdos, estes são elaborados a partir de uma visão macro da empresa, pois um setor de comunicação centralizado possui uma visão mais global da organização. 

A comunicação em grandes empresas, muitas vezes, acaba passando por uma trama complexa de departamentos, hierarquias e responsabilidades. Elas precisam estabelecer um processo de produção e difusão de informações que seja ágil e flexível, com uma cadeia de aprovação bastante resumida. É preciso suprir esta equipe com canais rápidos e confiáveis, capazes de alcançar todos os colaboradores. Organizar uma estrutura destas é algo similar ao desafio que estas grandes empresas enfrentaram anos atrás, quando precisaram definir processos para que seus Social Media respondessem a mensagens críticas em alguns minutos (e não em alguns dias).

A centralização é uma forma eficiente de gerenciamento da comunicação interna em grandes organizações. Existem amplos registros de que uma atividade centralizada promove a otimização da operação e melhora a coordenação do sistema. Ameaças e problemas complexos exigem respostas rápidas, situações que podem ser melhor obtidas através da centralização. 

A Comunicação Interna deve ajudar a aproximar os setores da empresa

Um dos maiores desafios que as equipes de comunicação interna enfrentam hoje em dia é a sobrecarga de informações. Existe uma quantidade imensa de conteúdo sendo transmitido por diferentes meios, todos concorrendo não apenas pela atenção, mas também pela reação dos colaboradores. Uma ferramenta de comunicação deve ajudar as pessoas não somente a acessar a informação que precisam, mas, acima de tudo, facilitar o seu trabalho. Uma boa estratégia de comunicação interna é crítica para o sucesso de uma empresa. Ela deve ser pro-ativa, oportuna e usar as ferramentas e processos que alcançam com mais eficiência os destinatários. 

A comunicação interna precisa garantir que todos estejam atualizados e trabalhando como uma unidade coesa. Além disso, ela ajuda a criar um ambiente de trabalho mais positivo e contribui para o estado de espírito da equipe. Entender os desafios que as empresas enfrentam na sua comunicação com os funcionários possibilita a adoção das práticas mais adequadas para melhorar o fluxo de informações. 

Uma comunicação consistente requer foco e disciplina. Ela deve carregar a ideia de que uma mensagem pode ter muitas facetas e representar muitas vozes, mas, ainda assim, soar unificada. Uma comunicação centralizada consegue agregar estas diferentes vozes em um conceito consistente e difundi-lo pelos canais adequados a cada público.

 

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