Thalyta Costa é Supervisora de Marketing da Clube Turismo, uma rede de franquias com sede em João Pessoa e que possui mais de 400 franqueados espalhados pelo Brasil. A franquia possui metas audaciosas de crescimento e precisa garantir que a entrega de valor para os seus franqueados continue alta sem aumentar o tamanho da sua equipe interna e os custos de sua estrutura.

A equipe de marketing da Clube Turismo possui 5 profissionais, e a Thalyta possui inúmeros desafios. Um dos principais é conciliar o tempo entre planejar as ações de marketing, gerenciar as atividades do time e atender às inúmeras solicitações dos franqueados. Com um profissional para cada 80 franqueados, a sobrecarga de tarefas acaba prejudicando a produtividade do time, perda de timming para as campanhas e stress entre franqueados e a equipe.

A Clube Turismo está com ambição de crescer ainda mais o número de franqueados e também o faturamento por franqueado. Junto com esses objetivos surgem os principais desafios da Thalyta:

  • Como atender mais franqueados se a equipe já está sobrecarregada?
  • Como ajudar os franqueados a vender cada vez mais?
  • Como crescer as entregas sem aumentar os custos na mesma proporção?

Thalyta entendeu que algumas mudanças precisavam ser feitas, mas em nenhuma das opções conhecidas era possível atender a todos os critérios:

  • Terceirizar as demandas dos franqueados? Lento e oneroso.
  • Limitar o número de solicitações? Insatisfação dos franqueados.
  • Aumentar a equipe? Mais custos de equipe e estrutura.

Dar liberdade aos franqueados para criarem os materiais? Compromete a identidade e posicionamento da marca. Muitas dúvidas surgiram sobre qual seria o melhor caminho. Todas as opções conhecidas eram possíveis, mas depois de tomar a decisão não seria possível mudar facilmente.

Após uma mentoria por Skype com o Victor, gestor comercial do Deskfy, a Clube Turismo entendeu que o problema não estava no número de demandas dos franqueados, nem nas limitações de tempo da sua equipe, mas sim no processo que era ineficiente e lento.

Um exemplo: No aniversário da cidade de São Paulo, um franqueado local pensa em fazer um post na página da sua franquia parabenizando a cidade e a população. Para que ele atinja o seu objetivo, os passos são os seguintes:

  1. O franqueado encaminha um e-mail solicitando um card para o time de marketing;
  2. Uma pessoa no time de marketing recebe a demanda, entende a necessidade e coloca na fila para criação;
  3. Após alguns dias na fila, outro membro do time cria a arte e encaminha para o franqueado para aprovação;
  4. Em muitos casos, o franqueado recebe a arte por e-mail, avalia e na sequência pede algumas alterações;
  5. O e-mail retorna para o mesmo funcionário, que coloca na fila e após algumas horas ou dias, edita a arte e envia para o franqueado;
  6. O franqueado recebe a arte e publica no Facebook da sua franquia.

Este processo leva entre 5 a 7 dias! Não porque requer muitas horas de criação, mas porque as tarefas ficam muito tempo paradas aguardando até serem priorizadas, delegadas, executadas e aprovadas.

Essa demora gera grande insatisfação nos franqueados e problemas de pressão no time de marketing. Por exemplo: O aniversário de São Paulo é no dia 25 de Janeiro. Para ter a sua arte pronta para a postagem, o franqueado precisa notificar a equipe de marketing com pelo menos 8 dias de antecedência! Ou seja, no dia 17. Caso a ideia de fazer a postagem ocorra após esse dia, simplesmente o card não estará pronto! Outra opção é o encaminhamento da solicitação em cima da data e um pedido de urgência e prioridade.

“A ferramenta trouxe algumas soluções consideradas importantíssimas para a comunicação e o marketing da rede Clube Turismo, por exemplo, integração visual, padronização, engajamento com os conteúdos produzidos e até melhor relacionamento com os franqueados. No dia a dia ela nos ajuda a prestar mais e melhores serviços de comunicação.” – Thalyta.

Imagem 1. Tela de produtos disponíveis para os franqueados da Clube Turismo

Na ferramenta, o processo de criação de artes ocorre da seguinte maneira:

  1. O Franqueado abre o site do Deskfy, realiza o login e tem à sua disposição um portfólio de templates para a escolha;
  2. O Franqueado escolhe o template mais adequado para sua necessidade e cria uma nova arte, seguindo critérios definidos pela equipe de Marketing. Os critérios envolvem as cores, tipografia, filtros e escolha e posicionamento de elementos;
  3. Após criar a arte (5-10 minutos), o franqueado envia a arte para a aprovação da equipe de marketing;
  4. Um funcionário do time de marketing recebe a arte na própria ferramenta e aprova, desaprova ou faz alguma edição que seja necessário, finalizando a arte.
  5. Franqueado recebe a arte finalizada e publica no Facebook da sua franquia.

Imagem 2. Tela de templates do produto “Postagem Redes Sociais”

Após entender o processo, a Clube Turismo ainda tinha dúvidas sobre a aceitação de seus franqueados com essa mudança de processo. Os principais questionamentos eram:

  • Será que os franqueados vão criar as próprias artes?
  • Será que eles vão respeitar as exigências do manual da marca?
  • Será que isso vai gerar mais vendas para eles?

Para responder as dúvidas, a Clube Turismo precisava  colocar a ferramenta em uso na mão dos franqueados! Então foi feito uma POC (Prova de Conceito) com cerca de 30 franqueados (Aproximadamente 7% do total) da Clube Turismo.

Para essa validação, foi desenhado o seguinte processo:

  1. Alinhamento de expectativas e objetivos entre Clube Turismo e Deskfy;
  2. Apresentação da ferramenta para a equipe de marketing da Clube Turismo;
  3. Criação de Templates pela equipe de marketing da Clube Turismo;
  4. Envio de convite aos franqueados para conhecer a ferramenta;
  5. Aceite e liberação do acesso à ferramenta para os franqueados;
  6. Webinar de demonstração com a presença do time de sucesso do cliente do Deskfy, equipe de marketing da Clube Turismo e franqueados escolhidos para a validação;
  7. Incentivo para que os franqueados criem suas próprias artes seguindo os modelos definidos pela equipe de marketing.

Durante o Webinar, algo interessante aconteceu. Um dos franqueados decidiu fazer uma nova arte para publicar em sua página pessoal no Facebook. Em questão de 15 minutos escolheu o template, fez um card e solicitou a aprovação. Em menos de 20 minutos a arte foi aprovada pelo time de marketing e estava pronta para publicar!.

Lembra que demorava de 5 a 7 dias até a arte ser criada, revisada e aprovada? Agora todo o processo é feito em menos de uma hora!

Os resultados dessa ação surpreenderam toda a equipe da Clube Turismo. Atualmente o time de marketing cria cerca de 15 templates por semana (muito menos do que a demanda anterior).

“Ocorreram inúmeras melhorias, desde a otimização de produção até a entrega de resultados. Destaco também o monitoramentos de dados de uso, o que nos faz analisar o engajamento e a regulamentação do uso e dos padrões visuais da marca e etc. Uma das melhorias que destacamos entre as várias é a de aproximação e relacionamento do setor de comunicação e marketing com os franqueados que usam a ferramenta.”- Thalyta.

A assertividade na criação dos materiais está muito alta. 81% das artes são aprovadas imediatamente, 13% passam por algum ajuste do time de marketing e apenas 6% são reprovadas.

Com as ferramentas de distribuição e edição de imagens do Deskfy, a Clube Turismo pode seguir crescendo a sua base de franqueados sem precisar aumentar sua estrutura e equipe de marketing. O resultado é o aumentando da margem operacional para a rede e liberação de recursos para novas campanhas. Thalyta ainda comenta que o software valorizou principalmente o marketing de ofertas/comercial dos franqueados. Trouxe agilidade e liberdade criativa ao franqueado usuário da ferramenta. Além disso, a produção ficou otimizada, padronizada e, acima de tudo, resultando melhor.

Para o franqueado, a ferramenta Deskfy desperta a criatividade e oferece autonomia para criar materiais com agilidade e qualidade. As ações locais aumentaram significativamente e estão trazendo resultados excelentes.  

Imagem 3. Template que permite apenas a edição do texto de contato na arte

A Clube Turismo é Cliente Deskfy e está colhendo os frutos de utilizar tecnologia para eliminar processos desnecessários e empoderar os seus franqueados.

“Deskfy atendeu nossas expectativas e solucionou alguns problemas da Central de Comunicação e Marketing da rede Clube Turismo. A ferramenta foi analisada e identificada dentro da franqueadora como um dos fornecedores de soluções destaque no ano de 2018. Além disso, registro a excelência no pronto atendimento da equipe responsável por nossa conta e a disponibilidade para novos projetos e etc… O Deskfy assume de fato o papel de uma parceira da empresa, um fornecedor presente, atencioso, disponível e cuidadoso.” – Thalyta.

CLUBE VIBES

A Clube Vibes foi uma campanha de marketing digital para comemorar o fim do ano de 2018 da rede Clube Turismo. De acordo com o planejamento, desde a concepção da ideia, produção dos conteúdos, até o lançamento oficial da campanha, o projeto levou cerca de 1 mês para ficar pronto.

Imagem 4. Projeto Clube Vibes

A Thalyta conta que, após adquirir o Deskfy, o time de marketing conseguiu mais tempo para realizar novos projetos.

“A ferramenta nos ajudou muito na gestão de tempo e tarefas. A otimização de produção do setor, atualmente, se deve muito as possibilidades que a ferramenta oferece.” – Thalyta Costa

Thalyta também fala que a campanha foi planejada para acontecer em uma Landing Page fora da ferramenta e, por conta disso, o Deskfy serviu de apoio na disponibilização e customização das peças de divulgação. O lançamento das peças de divulgação foi feito em primeira mão para os usuários do Deskfy. Ou seja, a ferramenta fez parte de um dos diferenciais de exclusividade da campanha em si.

Veja todos os nossos casos de sucesso clicando aqui.

Conheça o Deskfy, uma ferramenta de distribuição e customização de materiais de comunicação e marketing. Você também pode solicitar uma demonstração da ferramenta 🙂