Hoje a documentação e o gerenciamento de dados, por motivos de grande quantidade, necessitam de um banco de dados. Então, esse artigo dissertará sobre os bancos de dados que realizam o gerenciamento de documentos e imagens. Conhecido também, por gestão documental. 

A gestão de dados ou gerenciamento de documentos é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos nas fases corrente e intermediária. Ou seja, em termos informáticos, a gestão documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico.

No qual, existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores do sistema. E, essa solução permite a colaboração em uma organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa.

Qual a utilidade dos bancos de gerenciamento de dados ?

Todo empresário convive com um volume monstruoso de documentos em suas empresas, e que não podem ser descartados. E para tentar se livrar desse problema, muitos acabam adotando medidas equivocadas, como:  o armazenamento em salas inadequadas, desorganização documental, altos riscos de perda, exposição das informações, dificuldade e demora para localizar documentos com urgência.

A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante para organização.

As empresas que investem pela solução Gestão Documental conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos processos e facilitando a implementação de normas de qualidade.

As vantagens na sua utilização são as seguintes:

• Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento).

• Uniformização de processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos.

• Digitalização dos documentos.

• Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação.

• Com o auxílio de um browser a pesquisa da informação dos documentos está facilitada e rápida.

• Formação de um backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico.

Alguns exemplos desta mesma solução:

 

• Administrativa e Financeira (documentos financeiros).

• Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade).

• Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção).

• Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos).

• Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de Cliente).

• Marketing (estudos de mercado, materiais e especificações de produtos).

• Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento).

• Hospitalar (gestão de prontuários e exames).

• Transportadoras (gerenciamento de notas, transportes e rotas).

Benefícios

As vantagens com a implementação da gestão documental são imensas e podem ser vistas com a certeza da segurança da informação, praticidade e velocidade para localizar virtualmente um dado importante em momentos emergenciais.

Já que todos os documentos podem ser digitalizados e estarem disponíveis através de um portal, para você acessar onde e quando precisar. O armazenamento documental digital libera espaço nas empresas, restrição e permissão de acesso aos funcionários autorizados.

E os softwares altamente velozes para a busca da informação com tecnologias que permitem acompanhamento detalhado, anotações, relatórios e outros procedimentos eficazes para o dia a dia da companhia.

Conclusão

A implementação da gestão de documentos torna-se cada vez mais necessária nas organizações. A informação é o maior tesouro da empresa e deve ser tratada como algo valioso.

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