OTIMIZAÇÃO DE TEMPO E PRODUTIVIDADE

O dia a dia corrido se tornou um cenário comum entre as empresas brasileiras. Existem vários fatores que contribuem para isso, como: ritmo acelerado de mudanças, o grande fluxo de informação e dados, a pressão do mercado, entre outros. Diante disso, um dos maiores desafios para os gestores é saber como otimizar o tempo de sua equipe, para que esse tempo não seja desperdiçado desnecessariamente e assim melhore a qualidade de trabalho de toda a equipe.

Com a falta de otimização de tempo, a empresa pode obter resultados negativos e ainda ter a necessidade de retrabalho. Tendo isso em vista, o objetivo desse artigo é pontuar os principais erros e fornecer ideias de melhoria.

PRINCIPAIS OBSTÁCULOS NA OTIMIZAÇÃO DE TEMPO

FALTA DE FOCO E CONCENTRAÇÃO:

A falta de foco prejudica no desenvolvimento das atividades pois acumula mais de uma função. Isso se torna um problema quando alguma tarefa não consegue ser atendida, ou é mal feita. A falta de concentração atrapalha no foco. Isso pode acontecer quando o colaborador leva problemas pessoais para dentro do trabalho ou se dispersa com conversas paralelas. A comunicação com os colaboradores é importante para evitar que problemas pessoais afetem no processo e consequentemente no resultado final.

REFÉM DE FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS:

Colaboradores que usam mais de 3 ferramentas no dia a dia podem se atrapalhar na organização de tarefas, quando a finalidade delas é ajudar nas tarefas diárias.

AUSÊNCIA DE PLANEJAMENTO:

Falta de estabelecimento de prioridade e consequentemente não ter um plano para seguir. Planejamentos mensais ou semanais podem ajudar os colaboradores a manter o foco em suas atividades.

PROCRASTINAÇÃO:

Um dos maiores problemas das empresas. Colaboradores que deixam suas tarefas para a última hora, o que muitas vezes pode causar entregas e projetos de má qualidade. Diante desse cenário, é interessante a criação de um quadrante onde as atividades serão divididas em: Urgente (crises), importante (é importante, mas não tem urgência) e rotina (não importantes e não urgentes, mas tem de ser feita).

ACOMODAÇÃO E DESMOTIVAÇÃO:

O problema da acomodação é o ciclo de tarefas que se repetem diariamente. Isso faz com que o colaborador se sinta desmotivado para participar de novas funções dentro da empresa ou ter proatividade.

DICAS PARA OTIMIZAR O TEMPO DA SUA EQUIPE

ESTABELECER PRIORIDADES E DEFINIR METAS:

O principal passo é estabelecer prioridades. Para isso, pode ser utilizado o quadrante de atividades (urgente, importante e rotina). Essas prioridades podem ser desdobradas em metas coletivas e individuais de forma a incentivar a participação e o trabalho em equipe. Evite acumular funções ou assumir tarefas de outros colaboradores.

INVISTA EM COMUNICAÇÃO INTERNA:

A comunicação interna é importante para a criação de uma relação de confiança entre colaboradores e a empresa. Investir em um sistema eficiente de comunicação, que forneça informações sobre a empresa e os objetivos a serem atingidos, é uma iniciativa necessária para o aumento da produtividade. Pensando nisso, existem algumas formas para ajudar os canais internos, como: newsletters, e-mails, jornais, reuniões gerenciais e até mesmo mural de avisos. A linguagem criada deve ter um fácil entendimento.

REFORCE A ORGANIZAÇÃO E OTIMIZE OS PROCESOS:

Organização é fundamental para otimizar o tempo de qualquer equipe. Para isso, é necessário possuir processos internos bem estruturados, padronizados e otimizados. Assim elimina retrabalhos, desperdícios, gargalos e tarefas que não agregam valor. Dessa forma, é possível conquistar maior fluidez nas rotinas do dia a dia.

FORNEÇA INFRAESTRUTURA E FERRAMENTAS:

A infraestrutura e as ferramentas fornecidas pela empresa têm grande impacto no rendimento geral. Ou seja, é importante oferecer condições que possibilitem melhores resultados. Isso inclui um layout adequado, equipamentos e dispositivos atualizados.

ELIMINE DISTRAÇÕES:

As distrações afetam negativamente a produtividade e a concentração de uma equipe. Nesse caso, é necessário avaliar aspectos como o acesso à internet e redes sociais, tempo dedicado a assuntos pessoais, excesso de reuniões, períodos ao telefone, ambientes barulhentos, além de conversas paralelas.

CRIE UM SISTEMA DE RECOMPENSAS:

Um sistema de recompensas baseado no alcance de metas individuais e coletivas costuma colaborar para a diminuição de esforços em tarefas que não agregam valor, uma vez que esse sistema incentiva a busca pela excelência e uma atitude colaborativa.

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