O DAM é uma ferramenta com um potencial incrível para as organizações, porém requer um compromisso e esforço contínuo para garantir que a adoção e o ROI sejam realmente altos. Um dos componentes mais importantes de uma implementação de DAM é a construção de uma forte taxonomia, que são as categorias hierárquicas usadas em sua biblioteca para garantir que os ativos possam ser encontrados de maneira fácil.

Nesse material, você aprenderá os fundamentos da taxonomia, seu impacto no DAM e cinco etapas simples para criar uma estratégia de taxonomia para a sua organização.

O que é taxonomia?

Vamos começar com o básico: o que significa uma taxonomia fora do contexto do DAM? O dicionário define taxonomia como “Técnica de classificação ou ciência que lida com a descrição, identificação e classificação dos organismos, individualmente ou em grupo”. De forma simplificada, a taxonomia está agrupando as coisas em categorias de vários níveis, para destacar suas semelhanças.
Você provavelmente já viu taxonomias usadas em outros casos de negócios, como a criação de um website. Mas, para entender a essência de taxonomia, estamos voltando ainda mais longe.
Isso parece familiar?
Domínio
Reino
Filo
Classe
Ordem
Família
Gênero
Espécie
A maioria das pessoas é introduzida pela primeira vez à taxonomia na biologia do ensino médio, onde aprenderam como nomear, definir e classificar os organismos vivos. Usando uma série de classificações, elas ensinam a identificar animais e plantas entre outras coisas.
Por exemplo, aqui está a classificação de um gato doméstico:
  • Animalia> Chordata> Mammalia> Carnívora> Felidae> Felis Domesticus
Agora, olhe para a classificação de um leão da montanha:
  • Animalia> Chordata> Mammalia> Carnívora> Felidae> Felis Concolor
Como você pode observar, um leão da montanha e um gato doméstico são idênticos até a última classificação. Assim, mesmo sem informação adicional, você poderia razoavelmente concluir que um gato doméstico e um leão da montanha estão intimamente relacionados. Dessa forma, usando esse exemplo de taxonomia biológica, você pode facilmente identificar as características dos seres vivos e entender as relações entre eles.

Onde mais se utiliza taxonomia? 

Acredito que o mais prático e simples exemplo de Taxonomia seja o Google, o Google em sua essência é uma grande biblioteca virtual com bilhões de conteúdos e os métodos de pesquisa através de palavras chaves e SEO representa o conceito da taxonomia aplicada a uma escala global bastante diversificada.  


E onde o DAM se encaixa?

Construir uma taxonomia para o gerenciamento de ativos digitais funciona de maneira bastante semelhante a uma taxonomia biológica. Usando uma estrutura hierárquica, você categoriza e classifica seus recursos para facilitar a busca de um ativo, identificar onde determinado ativo pode ser usado e identificar os relacionamentos entre os ativos. Ele ajuda seus usuários a encontrar recursos de uma maneira mais rápida, eliminando ineficiência dos seus projetos. 


Por que precisamos de uma taxonomia?

Uma taxonomia é de grande importância, pois melhora a capacidade dos usuários de navegar pela biblioteca do DAM, especialmente quando eles não sabem exatamente o que estão procurando. Com uma taxonomia forte, seus usuários podem encontrar os recursos necessários de forma rápida e intuitiva, navegando por uma estrutura de categoria personalizada para seus casos de uso.
A combinação de uma boa estratégia de taxonomia em um DAM o torna mais forte do que um sistema típico de armazenamento de arquivos. Assim, a busca por material é simples em uma biblioteca de ativos visual e estática para um hub de conteúdo funcional para a sua organização.


5 passos para construir uma taxonomia forte

Agora vamos construir a sua estratégia de taxonomia! Isso pode levar algumas horas à algumas semanas, dependendo de alguns fatores,  tamanho da sua organização, complexidade de seus recursos e dos diferentes casos de negócios que você precisa considerar.
Independentemente do seu caso de uso exclusivo, há cinco etapas comuns a seguir que ajudarão você a criar uma taxonomia de DAM vencedora! 


1. Conheça os usuários do seu DAM

O primeiro passo para construir uma forte taxonomia para o seu DAM é entender como ele será usado por cada grupo. Devemos entender grupos por: departamentos da sua empresa, escritórios ou parceiros. 
Reserve tempo para conversar com líderes de cada grupo, buscando entender seu caso de uso, especificamente:
    • Os ativos que eles querem armazenar no DAM
    • Quais são seus principais objetivos gerais de negócios e como um DAM pode ajudar a alcançá-los
    • Como eles podem usar um DAM para iniciativas específicas 
Isso ajudará a criar um escopo para sua taxonomia e inspirar decisões de categoria. Você também poderá identificar recursos comuns entre usuários e entender com mais clareza como cada equipe está conectada.


2. Faça uma auditoria dos seus ativos existentes

É muito importante que todos da sua equipe e da sua organização possam guardar seus ativos no DAM seguindo a estratégia de taxonomia, e por isso precisamos realizar a passagem de todos os materiais que estão nos computadores pessoais, pastas na área de trabalho, FTP e extranet, existentes hoje para o DAM.
Analise os ativos existes para identificar:
  • Formatos populares (vídeo, fotos, PDFs, etc.)
  • Usos comuns (mídias sociais, impressão, etc.) 
  • Temas abrangentes.
A partir daqui, você pode começar a interpretar como os ativos podem ser agrupados e reorganizados de uma maneira que faça sentido para cada departamento.
Isso também dá a oportunidade de decidir quais recursos não precisam estar no DAM. Se houver recursos que não mais representem valor para sua organização, é um ótimo momento para deleta-los. 
Além disso, a decisão da estrutura de sua organização depende da sua escolha ou escolha do seu time. Isto é, pode-se escolher, se querem começar do Marco Zero -optando por não considerar os ativos antigos- ou começar levando em consideração os materiais já existentes. 

3. Faça brainstorm de opções de taxonomia

É hora de começar o brainstorming das categorias para seus ativos!
Existem diferentes abordagens para criar categorias para sua taxonomia. Dependendo da indústria ou do caso de uso, isso pode ser feito por marca, linha de produto, departamentos, localização ou um mix de tudo.
Com a taxonomia no Deskfy é possível separar a taxonomia por grupos, essa funcionalidade pode ser muito útil caso opte por seguir com uma taxonomia de mix conforme citamos.
Mapeie e agrupe as necessidades de recursos de cada stakeholder para obter uma ideia básica das categorias e subcategorias que você precisará. A partir daqui, você pode começar a organizá-los de uma maneira que faça mais sentido para a organização como todo e não apenas para um grupo de usuários. E lembre-se, menos é mais quando se trata de sub-categorias tente ficar entre 3 a 5 subcategorias.
Vale ressaltar também, que sua taxonomia não precisa seguir a mesma abordagem. Uma equipe de vendas provavelmente deseja que seus ativos sejam categorizados por tipo de cliente, mas uma equipe de marketing digital precisa encontrar seus recursos por temporada ou campanha. Esse pode ser um exemplo de subcategorias que deve ser criada para facilitar a busca para ambos grupos.

4. Finalize e documente sua taxonomia proposta

Depois que você chegar a uma taxonomia com a qual está confiante, é hora de documentar tudo o que criou.
Recomendamos usar um Excel, ou algo semelhante, para criar sua taxonomia antes de tentar implementá-la em seu DAM. Você poderá detectar erros e fazer edições com mais facilidade no Excel, garantindo que sua taxonomia seja otimizada. Compartilhamos esse exemplo com você.
Depois de criar sua taxonomia em um documento, envie-a para o gerente de sucesso do cliente. Eles poderão aproveitar o que você visualizou e torná-lo realidade em seu DAM!

5. Examine sua taxonomia regularmente e realize atualizações 

Sua taxonomia raramente se mantém a mesma por muito tempo, requer adaptações à medida que as necessidades se desenvolvem, equipes são adicionadas e os casos de uso mudam. Além disso, é importante auditar sua taxonomia regularmente (geralmente anualmente) para garantir que ela esteja sendo usada da maneira pretendida.
Espero que esse material tenha ajudado a fazer uma definição mínima sobre a sua taxonomia e tenha te ajudado a criá-la. 

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Ficaremos felizes em te atender!!