Workflow: como montar um bom fluxo de trabalho no marketing

Workflow de marketing não é uma planilha. É um sistema visual que transforma tarefas soltas em processos organizados.

Se a sua equipe se perde entre e-mails, mensagens no WhatsApp, refações e atrasos, o problema não é de esforço. É de estrutura.
E a diferença entre uma operação travada e uma equipe que entrega no prazo com consistência está justamente em como você desenha, compartilha e executa o seu fluxo.

Neste artigo, você vai entender como aplicar um bom Workflow na prática.

O que é workflow de marketing?

Workflow de marketing é a representação visual de como toda a rotina do marketing é gerida de ponta a ponta na prática. Desde a solicitação com briefing até a entrega aprovada e finalizada.  

Ele mostra:

• O objetivo da campanha e tarefa
  
• Etapas do projeto
  
• Responsáveis e prazos
  
• Comentários de otimizações, arquivos, anexos
  
• Dados para mensurar a qualidade, satisfação e SLAs de cada colaborador
  

É como um mapa vivo da operação de marketing.

Um workflow não é um planejamento. É a execução organizada, visível e colaborativa das rotinas que sustentam a estratégia.

Processo de marketing antigo x Workflow: qual a diferença?

O processo de marketing antigo é como nos acostumamos a trabalhar. Essa forma não avançou e não consegue mais atender os desafios que os times precisam resolver na atualidade. 

Velhos problemas do marketing precisam de novas soluções. Confira a diferença entre processo de marketing antigo x Workflow:

Por que o workflow é tão importante para marketing?

Marketing é uma área altamente interdependente: criação, redação, mídia, design, performance, produto, comercial… tudo precisa andar junto.

Sem um workflow claro:

• As demandas se perdem
  
• O time trabalha em silos
  
• Atrasos e retrabalhos viram rotina
  
• A liderança não consegue prever entregas
  

Segundo o Censo Agências 2024, 48% das tarefas de marketing sofrem alterações não previstas. E boa parte disso se deve à falta de um sistema claro de acompanhamento.

Um bom workflow:

• Dá visibilidade para todos
• Ajuda a identificar gargalos
• Evita refações desnecessárias
• Permite escalar o time sem caos

Como montar um workflow de marketing eficiente?

Se você está começando do zero ou sente que o modelo atual está travando o time, siga esses passos:

1. Mapeie suas entregas recorrentes

Campanhas, redes sociais, lançamentos, e-mails, eventos…
Liste tudo o que seu time de marketing faz com frequência.

2. Defina as etapas de cada tipo de entrega

Cada tipo de demanda deve ter um caminho claro. Exemplo:

Campanha institucional

• Briefing
  
• Criação
  
• Validação interna
  
• Revisão cliente
  
• Aprovação final
  
• Agendamento
  
• Relatório pós-campanha
  

3. Atribua responsáveis por etapa

Quem escreve?
Quem aprova?
Quem publica?
Defina isso para cada tipo de entrega.

4. Escolha a ferramenta adequada

Evite usar ferramentas genéricas que o time já não leva a sério.
Busque plataformas pensadas para marketing ou que possam ser adaptadas visualmente ao seu fluxo real.

5. Visualize em quadros

Utilize kanban ou estruturas em colunas como:

• A fazer
  
• Em andamento
  
• Em revisão
  
• Aprovado
  
• Publicado
  

E insira cada tarefa no seu local correto.

6. Teste e otimize

Workflows não são estáticos. Avalie se:

• As etapas estão fluindo bem
  
• Há pontos de gargalo
  
• Falta alguma etapa crítica
  

Ajuste com base nos aprendizados do time.

Qual ferramenta de Workflow escolher?

Em um mercado inundado de diversas ferramentas para organizar o fluxo de trabalho do marketing, é preciso tomar cuidado.

57% das ferramentas compradas no marketing não são usadas, de acordo com pesquisa da CMO Survey 2024. Isso significa que os softwares não estão atendendo os times como deveriam.

A sugestão mais indicada é buscar por ferramentas que especialistas na rotina do marketing. Afinal, elas vão entregar exatamente o que os profissionais precisam.

Como o workflow impacta resultados reais?

Com um workflow bem implementado, os resultados aparecem em poucos meses:

• Redução de retrabalho
  
• Menos estresse na operação
  
• Maior previsibilidade de entregas
  
• Aumento de produtividade
  
• Mais tempo para o estratégico
  

Segundo a MarTech.org, empresas que implementam workflows visuais claros aumentam em até 30% a velocidade de execução de suas campanhas.

Conclusão

Se o marketing é o motor da marca, o workflow é a engrenagem que faz tudo funcionar.
Sem um fluxo visual claro, tudo trava: prazos, entregas, criatividade e moral da equipe.

Um workflow bem-feito não é um painel bonito.
É um sistema de confiança. Um lugar onde as entregas andam, os responsáveis se encontram e o time sente que pode ir além.

O seu time não está improdutivo. Está mal conectado.

E a melhor forma de reconectar o marketing com seu potencial é com um workflow inteligente, visível e adaptado à realidade.